Jaarrekening2016

De provincie Utrecht is een organisatie die haar bedrijfsvoering zo inricht dat de toegevoegde waarde voor het
primair proces maximaal is en de omvang van de overhead minimaal. We werken toe naar een compacte, efficiënte en dienstverlenende organisatie waarin het realiseren van onze inhoudelijke doelen centraal staat.

Coalitieakkoord
Op basis van de ambities in het Coalitieakkoord zijn de financiën en formatie toegekend. In het coalitieakkoord staan een paar notities met betrekking tot de Bedrijfsvoering: Duurzame Bedrijfsvoering, Circulair inkopen, Open data en nieuwe (mede-) financieringsmogelijkheden,

De meting van de WKO van de a.s.r. is afgerond, die geeft aan dat er gebruik kan worden gemaakt van de koude opslag (KKO). Daarnaast hebben wij een onderzoek laten doen naar het verduurzamen van het Huis voor de provincie (het gebouw, het gebruik er van, de bewoners en de omgeving). Deze resultaten worden in een plan van aanpak verwerkt waarmee we tegemoet komen aan een motie van de Staten.
Van de 12 geleasede poolauto’s zijn er 8 volledig elektrisch. De nieuw aangeschafte dienstauto’s voor GS zijn hybride.
Voor Circulaire inkoop is een bedrijfsvisie geformuleerd waarmee het circulair inkopen in de provinciale inkoopprocessen,- beleid en –strategie is geïntegreerd.
In 2016 is een begin gemaakt met de ontwikkeling van een visie op Toegankelijke Overheid, waaronder Open data; welke data kunnen we beschikbaar stellen en hoe kunnen  we aansluiten op bestaande platforms, bijv.  wat kan naast De digitale samenleving (zie Ruimtelijke Ontwikkeling).
Voor wat betreft de nieuwe financieringsmogelijkheden (bijv. revolving fund), zijn we bezig geweest met een bijstelling van bestaande financiële en juridische kaders. In 2016 is het kader inzake het risicomanagement (19 september), het treasurystatuut (12 december) en de interne verordening (12 december) aan de Staten ter vaststelling voorgelegd.  Er is een onderzoek in het kader van artikel 217a van de provinciewet uitgevoerd, naar de wijze van risicobeheersing bij de keuze van financiële instrumenten. De uitkomsten van dit onderzoek zijn ter informatie naar de Staten gegaan.

Overig
In 2016 is onderzocht of de verhouding tussen het primair proces en de Bedrijfsvoering nog evenwichtig is en nog voldoet aan bovenstaande visie. Omdat het primaire proces een kwalitatief goede ondersteuning nodig heeft die de uitvoering versterkt werken we tegelijkertijd aan een kwaliteitsimpuls voor de bedrijfsvoering. De Bedrijfsvoering is een van de pijlers binnen de Ontwikkelroute 2020 dat in maart 2016 is gelanceerd.
In 2016 is er een Medewerkerstevredenheid-onderzoek (MTO) gehouden waarin de organisatie een 7 scoorde. Deze meting gaan we de komende 2 jaar weer doen om plezier, trots en vertrouwen binnen de organisatie te monitoren en waar mogelijk te vergroten.
We hebben ruim voldaan aan de wettelijke doelstelling in het kader van de participatiewet. In 2016 is 12,5 fte ingevuld waar het wettelijke minimum 7 fte was voor 2016.
We hebben het traject Vlammen met Visie doorlopen met als doel om een scherp, helder en gedragen doel en kernwaarden/kernkwaliteiten voor de provinciale medewerkers te formuleren. Op deze manier kan structureel aandacht worden besteedt aan ontwikkeling van gewenste houding en gedrag bij medewerkers
We hebben ingezet op het bieden van stageplaatsen en hebben een gezamenlijk traineeprogramma met de gemeenten Amersfoort en Utrecht opgezet. In 2016 zijn er ca. 30 stagiaires aangenomen en hadden we acht trainees in huis. De doelstelling voor 2017 is om gedurende het jaar plaats te bieden aan 70 stagiaires. Het traineeprogramma loopt in 2017 door.

Er is een onderzoek gedaan naar intensieve samenwerking op het gebied van ICT-infra met de gemeenten Utrecht, Montfoort en IJsselstein (UW-samenwerking). In de laatste week van december is er een Contourenschets voor een mogelijke Gemeenschappelijke Regeling op het gebied van de ICT-infrastuur opgeleverd. Hieruit blijkt dat de organisaties op dit moment nog niet klaar zijn voor deze intensieve vorm van samenwerken.

Binnen de P4 (Noord-Holland, Zuid-Holland, Flevoland en Utrecht)  zijn we actief aan het samenwerken op het gebied van Personeelsbeleid. Wij hebben ons in dat verband gericht op 5 thema’s:
1. Deelname poolcirkel Randstad (vacature uitwisselingsnetwerk);
2. Delen van vacatures, klussen, projecten;
3. Externe intervisie;
4. Potential-programma/Management Development en
5. Leren en ontwikkelen.
Ook op het gebied van inkoop wordt inmiddels samengewerkt binnen de P4. Zo wordt er gebruik gemaakt van uniforme aanbestedingssjablonen bij Europese aanbestedingen én is een start gemaakt met het instellen van een gezamenlijk klachtenmeldpunt voor ondernemers op het gebied van aanbestedingen. In 2016 richtte de ontwikkeling van de informatievoorziening zich op het verder verhogen van de kwaliteit van te gebruiken informatie en het bijdragen aan maatschappelijke waarde.
Voor de Treasury zijn we gezamenlijk overeengekomen dat de vier provincies de rentevisie van de provincie Noord-Holland volgen. Daarnaast zijn de Treasury statuten op elkaar afgestemd. Op fiscaal gebied zijn de uitwerking en invulling van de nieuwe wet Vpb voor overheidsbedrijven afgestemd.
De organisatie heeft op basis van de gemaakte inventarisatie van de economische activiteiten de wet VPB
(Vennootschapsbelasting) geïmplementeerd. In 2017 zal in het kader van het horizontaal toezicht over deze implementatie afstemming plaatsvinden met de Belastingdienst.

In september is het Strategisch Financieel Instrumentarium door de Staten vastgesteld. Hierover is een presentatie geweest in de subcommissie voor de Jaarrekening. In 2016 zijn alle P&C documenten online digitaal ontsloten.

Op 1 januari 2016 is het nieuwe ERP-systeem Presto live gegaan. dit heeft de nodige aandacht gevraagd., niet alleen bij de inrichting van de applicatie zélf, maar zeker ook bij vraagstukken die daarmee annex zijn, zoals gegevenseigendom en kwaliteit van de informatie.

In het kader van het Convenant interprovinciale regulering informatieveiligheid hebben we in 2016 de rapportage van de Nulmeting assessment informatieveiligheid uitgebracht. De uitkomsten, samen met de uitkomsten van het onderzoek van de Rekenkamer, geleid tot bijstelling van het informatieveiligheidsbeleid en het opstellen  van een plan van aanpak. Over de voortgang wordt twee keer per jaar aan Provinciale Staten gerapporteerd, te beginnen in februari 2017.