In 2016 werd door PS gestart met de nieuwe wijze van werken volgens de zogenaamde BOB-procedure: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Meerdere onderwerpen, waaronder de energietransitie, binnenstedelijke ontwikkeling en de winkelleegstand, werden volgens deze procedure door de PS aangepakt. Het voordeel hierbij is dat PS vooraf in het proces een positie kunnen innemen, gebruik makend van veel informatie en kennis, voordat zij tot een oordeel dan wel besluit komen. De BOB-procedure draagt wezenlijk bij tot een betere mind-set van PS in hun positie tot de externe omgeving en tot het college van GS. Parallel hieraan stelden PS de strategische agenda vast.
Mijlpalen in de besluitvorming waren in 2016 de vaststelling van de Provinciale Ruimtelijke Structuurvisie, het nieuwe Natuurbeleid, de Energieagenda en de structuurvisie Kantoren, evenals het beschikbaar stellen van financiële middelen voor de aanleg van de Uithoflijn.
De eerste stappen werden gezet in het kader van de herindeling van de Vijfheerenlanden. De spoorwegonderdoorgang Maarsbergen kwam dicht bij de finale besluitvorming. Ook kan niet onvermeld blijven dat veel aandacht is besteed aan het burgerinitiatief “Stop de hobbyjacht”. Uiteindelijk kreeg dit initiatief geen meerderheid in de Staten.

De commissaris bezocht op grond van zijn rijkstaken in 2016 een zestal gemeenten in de provincie. Ook voerde hij in 2016 de procedures uit rondom de benoeming van drie burgemeesters en één herbenoeming. Hij begeleidde daarnaast elf maal een bezoek van leden van het Koninklijk Huis aan de provincie Utrecht. Met de Utrechtse burgemeesters is in november 2016 een werksessie georganiseerd waarin is gesproken over trends en ontwikkelingen op het gebied van cybercrime. Daarnaast zijn de burgemeesters geïnformeerd over aanpassingen in de criteria van het Nederlands Decoratiestelsel en de gevolgen daarvan op de toetsing en advisering van decoratievoorstellen. In zijn rol als boegbeeld van de provincie Utrecht woonde hij ongeveer een dozijn herdenkingen bij en tientallen representatieve bijeenkomsten. Op bijna vijftig bijeenkomsten en evenementen heeft de commissaris gesproken.
Daarnaast was de commissaris in 2016 nauw betrokken bij de aanloop naar het De Stijl-jaar waaraan in 2017 in de provincie op talloze plekken en manieren bijzondere aandacht wordt geschonken.

BEL-gemeenten
De provincie Noord-Holland heeft in het kader van het versterken van de regionale samenwerkingskracht een bestuurskrachtonderzoek laten uitvoeren binnen de regio Gooi en Vechtstreek. Dit rapport stuurt aan op gemeentelijke opschaling en heeft daardoor een grote betekenis voor de Utrechtse gemeente Eemnes. Deze is immers via de BEL-samenwerking (met Laren en Blaricum) stevig verbonden met deze regio. Wij hebben richting Noord-Holland onze steun uitgesproken voor de door de BEL-gemeenten opgestelde zienswijze, waarin zij pleiten voor zelfstandigheid binnen een sterke BEL-samenwerking.

2016 was een druk jaar voor de provincie Utrecht op het gebied van Europa. De Europastrategie van de provincie Utrecht 2016-2019, ‘In verbinding in Europa!’ is vastgesteld, evenals de Randstedelijke Europastrategie met de kaders voor de samenwerking van de vier Randstadprovincies in Brussel. In maart 2016 vond het werkbezoek van de PS-werkgroepen Europa van de vier Randstadprovincies aan Brussel plaats. Tijdens het Nederlandse voorzitterschap van de Europese Raad in de eerste helft van 2016 hebben we vele internationale bijeenkomsten en werkbezoeken aangegrepen om het profiel van Utrecht in Europa te versterken, zoals

• Werkbezoeken van de EU ambassadeurs en van de voorzitter van het Comité van de Regio’s aan Utrecht,
• Campus Party Europe 2016,
• EU conferentie ‘Evidence based policy making for sustainable cities’,
• EU conferentie van handhavers milieu en natuur,
• EBU Conferentie Internationale Concurrentiepositie,
• Interparlementaire Energieconferentie in Den Haag,
• Event van de European Regions Research and Innovation Network (ERRIN) in Brussel.

In oktober organiseerden we samen met de overige drie Randstadprovincies een netwerkbijeenkomst tijdens de Europese Week van Regio’s en Steden. Hierbij presenteerden wij de Randstad, en daarbinnen Utrecht, als ‘Smart Region: A real life testing ground for sustainable economic growth’. De voor deze bijeenkomst ontwikkelde brochure promoot Utrecht als ‘living lab’ voor Healthy Urban Living en Energietransitie.     

Verschillende Europese financieringsprogramma’s zijn benut in 2016. Zo zijn er binnen het Plattelandsontwikkelingsprogramma ‘POP 3’ calls opengesteld.
In het economisch stimuleringsprogramma Kansen voor West II is in 2016 een project goedgekeurd met de gevraagde Europese bijdrage. Verder werd ons Europese subsidie toegekend voor een project op het gebied van Intelligente Transportsystemen en voor ondersteuning van ecologische innovaties bij midden- en kleinbedrijf.

Begin 2016 stelden wij het ‘Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht 2016-2019’ vast. Hierin beschrijven we hoe we in die periode onze wettelijke toezichttaak op de gemeenten en waterschappen gaan uitvoeren voor de terreinen Archiefwet, financieel toezicht, huisvesting vergunninghouders en omgevingsrecht.
In de tweede helft van 2016 actualiseerden wij, in overleg met de gemeenten en de waterschappen, onze IBT-verordening waarmee er duidelijkere afspraken over toezichtinformatie zijn vastgelegd tussen provincie en gemeenten/waterschappen, aangepast aan de actuele wet- en regelgeving. In maart jl. werd deze verordening ter vaststelling aan provinciale staten (PS) voorgelegd.
Met deze IBT-instrumenten streven we nog meer naar een transparante toezichtverhouding tussen provincie en lokale overheden.
De eerste helft van 2016 rondden we de beoordelingen uit de toezichtcyclus 2015-2016 af en in enkele gevallen zetten we ook de volgende stappen op de interventieladder. Medio 2016 hebben vrijwel alle gemeenten en waterschappen de nodige toezichtinformatie aangeleverd. In de tweede helft van het jaar hebben we weer voor de verschillende IBT-terreinen de beoordelingen uitgevoerd. Daarbij maken we gebruik van beoordelingsinstrumenten die in provinciaal randstadverband worden gehanteerd.
In het kader van de herindeling Vijfheerenlanden voerden wij als financieel toezichthouder samen met de provincie Zuid-Holland een herindelingsscan uit om een duidelijk beeld te krijgen van de financiële situatie van de toekomstige gemeente. In vervolg daarop stelden wij op 29 november het  preventief Arhi-toezicht in voor de gemeente Vianen, een standaardprocedure bij herindelingen. In dit kader is in een protocol vastgelegd welke besluiten Vianen ter goedkeuring of ter informatie aan ons moet voorleggen gedurende het herindelingstraject. Zuid-Holland maakte dezelfde afspraken met Leerdam en Zederik.
Ook in 2016 bleef het toezicht op de huisvesting van vergunninghouders (asielzoekers met verblijfsvergunning) sterk beïnvloed door de vluchtelingenproblematiek. Door de grote stroom vluchtelingen werd de druk op gemeenten om vergunninghouders te huisvesten groter. Wij toetsten het behalen van de taakstelling om vergunninghouders te huisvesten, en bespraken tegelijkertijd verschillende oplossingsrichtingen met gemeenten. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met de beleidsterreinen ruimtelijke ordening en het programma wonen en binnenstedelijke ontwikkeling. Bij een aantal gemeenten is de druk opgevoerd om de huisvestingstaakstelling alsnog door hen te laten behalen. Verder is het nodige geïnvesteerd, samen met IPO en het Rijk, in het vormgeven van aanvullende toezichtinstrumenten (IBT-interventieladder op maat voor huisvesting en de Wet Kostenverhaal).

Op 8 december 2015 besloten wij om in de vorm van een Taskforce Opvang Vluchtelingen (TOV) gemeenten te ondersteunen bij het realiseren van noodopvangplekken voor de grote stroom van vluchtelingen die Nederland binnenkwam en waarvoor geen opvang kon worden geboden in de reguliere opvang (AZC’s). Vanwege het spoedeisende karakter van deze opgave werd er onder de verantwoordelijkheid van de ambtelijke TOV (VRU, provincie, gemeenten) een kwartiermaker aangesteld. Deze kreeg als opdracht om samen met een bouwteam en een aantal andere ondersteunende functies gemeenten te helpen bij het realiseren van extra opvangplekken en het verzorgen van de communicatie en afspraken met het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) daarover. Via de Kadernota 2016 is € 0,3 mln. beschikbaar gesteld voor de TOV. Daarnaast heeft de Veiligheidsregio Utrecht € 0,1 mln. bijgedragen. Het rijk verzocht via de CvdK’s in hun rol van rijksheer om per provincie een bestuurlijke Regietafel opvang vluchtelingen in te richten. Voor de Utrechtse Regietafel was de opdracht om 3000 noodopvangplekken te realiseren, waarvan er 2800 zijn gerealiseerd.
In de loop van 2016 is de aandacht van het rijk verschoven van noodopvang naar reguliere opvang. Door de verminderde vluchtelingenstroom is eind 2016 geen behoefte meer aan extra noodopvanglocaties en worden de bestaande noodopvangvoorzieningen afgebouwd.

Voor de verantwoording van de bedrijfsvoering en concern control wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.

Communicatie
In 2016 is besloten om, ondanks het dualisme, meer samen te gaan werken op het gebied van communicatie vanuit provinciale staten en gedeputeerde staten. Voor onze inwoners is er één provincie; de burger maakt geen onderscheid tussen GS en PS. Dit was een reden om met behoud van ieders rol en verantwoordelijkheden gezamenlijk als GS en PS te communiceren. De informatie van PS is daarom geïntegreerd in de corporate website van de provincie. En er zijn plannen gemaakt om in 2017 samen een huis-aan-huispagina in lokale kranten te maken en samen te werken op social media.
Gebruikersonderzoeken naar de website en het intranet van de provincie uit 2015 zijn in 2016 omgezet in veranderingen. Voor de website betekende dat veel kleine functionele wijzigingen, die de vindbaarheid en de bereikbaarheid van informatie hebben verbeterd. Daarnaast is er een nieuw intranet neergezet, vooral gericht op het vindbaar maken van bedrijfsvoeringsinformatie, zodat provinciemedewerkers efficiënter kunnen werken.
De uitgave van het Provincie Utrecht Magazine is gestaakt in 2016. Om kosten te besparen zal dit magazine opnieuw ontwikkeld worden en op een soberder manier terugkomen in 2017.