Jaarrekening2016

Er wordt onderscheid aangehouden tussen Presto I, waarover in april 2016 decharge is verleend, en het programma VBI, waarin ook de voortzetting van de implementatie van het SAP ERP pakket (Presto II) is opgenomen:

Presto I
Op 1 januari zijn de financiële en projectenmodule van het SAP ERP pakket live gegaan. Na een periode van nazorg is in april 2016 decharge verleend aan Presto I, waarmee de verantwoordelijkheid aan de lijn werd overgedragen. Na decharge zijn er nog aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om het systeem verder te optimaliseren (framework, reparatie autorisatie structuur). De kosten hiervan zijn meegenomen in de realisatie Presto I.

Verbetering Bedrijfsvoeringsinformatie (VBI)
Begin 2016 is begonnen met een aantal projecten die door hun onderlinge samenhang het beste in een programma kunnen worden uitgevoerd. Binnen het programma kan onderscheid worden gemaakt tussen projecten met als doel een voortzetting en uiteindelijk afronding van de oorspronkelijke Presto doelstellingen én projecten die zorgen voor de juiste kaders en uiteindelijk borging in de organisatie van de door Presto te behalen resultaten.

- Een tweetal projecten die tot doel hebben te inventariseren welke SAP ERP modules er verder in aanmerking komen om ingericht en geïmplementeerd te worden binnen de provinciale organisatie. Het betreft hier de facilitaire module en de HRM module. Na deze inventarisatie is besloten om Presto af te ronden met de inrichting en implementatie van de facilitaire module (Presto II).
Oriëntatie HRM module
Na verschillende blauwdruksessies is in september een advies opgeleverd waarin middels verschillende scenario’s de impact van de implementatie van de HRM module is beschreven. Hiermee is het project afgesloten. De vervanging van het HRM-systeem wordt door de lijn opgepakt.
Presto II (FAC)
 Na verschillende blauwdruksessies is een plan van aanpak geschreven waarmee de inrichting en implementatie van de facilitaire module in september is begonnen. De inrichting is ultimo 2016 nog volop bezig. De benodigde licenties zijn reeds aangeschaft.

- Een aantal projecten die tot doel hebben de juiste kaders en randvoorwaarden te scheppen zodat de resultaten van Presto eenduidig zijn en geborgd worden in de organisatie. Hieronder een korte samenvatting van de projecten:
Beheerorganisatie
Diverse sessies zijn gehouden met belanghebbenden (managers en functioneel beheerders). De verwachtingen, ideeën en resultaten die hieruit zijn voortgekomen vormen de basis voor besluitvorming en verdere werkzaamheden in 2017.
Datamodel en Rapportage(tool)
Het programma StuurAs heeft in oktober een advies opgeleverd met betrekking tot de gewenste managementinformatie. Vervolgens is binnen het programma VBI een project gestart voor de selectie van een generieke rapportagetool. Eind 2016 heeft er een inventarisatie plaatsgevonden welke tools in aanmerking komen voor rapportagedoeleinden. Aanschaf, inrichting en implementatie zal in 2017 plaatsvinden.
Informatieveiligheid
In het informatieveiligheidsbeleid van de provincie is opgenomen aan welke eisen de leverancier dient te voldoen in geval van externe hosting. Hierover is met de leveranciers van Presto overeenstemming bereikt. Resterende punten worden binnen de lijn (informatieveiligheid) opgepakt.
Architectuur en Informatiemodel
Opgeleverd zijn een architectuur- en Informatiemodel als kader, waaraan Presto I en II dienen te voldoen.
Uitfaseren oude systemen
De (oude) systemen, die worden geraakt door het live gaan van de financiële en projectenmodule, zijn geïnventariseerd. Op basis van deze inventarisatie zijn de betreffende systemen technisch uitgefaseerd en zijn de financiële consequenties aan de lijn overgedragen.

* Bij het budget en de realisatie 2016 zijn de bedragen voor de investering licenties voor de facilitaire module meegenomen (0,13 mln.). Budget en bijbehorende afschrijvingen zijn echter met de NJR 2016 aan de lijn overgeheveld. De investering wordt vanaf 2017 in 5 jaarlijkse termijnen afgeschreven.
** De projectreserve wordt ingezet om verschuiving van activiteiten van 2016 naar 2017 op te vangen. Het niet bestede deel van het budget 2016, ad € 0,4 mln. is via de Reserve projecten overgeheveld naar 2017.